У 2022, а особливо у 2023-2024 роках різко загострилася проблема персоналу в усіх галузях економіки України.
Так само зіткнулися з цією проблемою порти і зернові термінали Одеси та Бессарабії. Це стосується як тих, що вже працювали раніше, так і “молодих”, які тільки почали будуватися. Частину персоналу нововідкриті термінали переманили з компаній, що вже працювали. Частину посад закрили переселенці із Запорізької, Херсонської та Миколаївської областей. Але, все-одно співробітників, особливо з досвідом роботи, не вистачає. Що говорити, якщо навіть звичайних бухгалтерів і то не вистачає.
Питання нестачі співробітників кожна компанія вирішує по-своєму, але загальні підходи однакові:
- пошук і навчання нових співробітників;
- перерозподіл обов’язків, коли співробітників, які хоча б частково розуміють специфіку роботи, переміщують на нове місце або розширюють коло їхніх обов’язків;
- залучення пенсіонерів, які раніше працювали на цих ділянках;
- створення однієї обслуговуючої бригади на кілька майданчиків;
- перехід, де це можливо, співробітників на віддалену роботу (наприклад, деяких бухгалтерів, IT-фахівців, менеджерів);
- мотивація співробітників не звільнятися з компанії;
- передача деяких функцій на аутсорсинг;
- і т.д. і т.п.
Кожен з варіантів має свої плюси та мінуси, але в поточній ситуації “не до жиру” і доводиться виходити з реальних можливостей ринку праці, які зараз дуже мізерні.
Звичайно, кожне робоче місце має свої особливості, і не завжди в реальності ці підходи можна швидко і просто реалізувати. Ми розглянемо ще один варіант, який може частково допомогти вирішити кадрову проблему.
Це автоматизація виробничих процесів: технологічних, управлінських та облікових.
Одразу хочеться підкреслити, що цей метод не вирішить усіх проблем!
Якщо потрібен електрик – то тут потрібна людина з освітою електрика, і ніяка програма не зможе замінити запобіжник або полагодити зламаний електромотор. Інша річ, якщо встановлено датчики контролю за роботою двигуна, наприклад, температурні, вібродатчики тощо, які інформують диспетчера або інженера, що двигун перебуває в “критичному стані” і його потрібно відключити і перевірити. У цьому разі можна не доводити справу до аварії і провести заздалегідь профілактичний ремонт, що буде значно дешевше, ніж купівля нового двигуна і його заміна.
Інший приклад, пов’язаний з “паперовою” роботою.
Введення даних в облікову систему із залізничних накладних на зерновому терміналі потрібно було робити вручну з отриманих паперових документів або PDF-файлів. Після впровадження автоматизованого обміну електронними документами, залізничні накладні стали прийматися в систему автоматично від інформаційних систем УЗ або безпосередньо з файлів електронної пошти, які надсилали контрагенти на вказаний E-mail.
Тепер на ваговій просто вибирався номер вагона, а всі дані щодо нього вже були введені в систему обліку. Тільки цей захід прискорив обробку прийнятих вагонів і звільнив від ручного введення даних співробітника, який зміг переключитися на іншу роботу.
Одночасно з цим, впровадження електронної черги, дало змогу зменшити людські та фінансові витрати на утримання зовнішньої стоянки машин, організувати плановий заїзд машин, за якого всі дані з ТТН вже були введені в систему водіями або їхніми вантажовідправниками під час створення заявки на постановку машини в чергу. Диспетчеру тепер залишалося тільки звірити їх з паперовим варіантом на в’їзді, що швидше і простіше, ніж вводити все вручну.
Хотілося б зауважити, що дуже корисним інструментом, який реально сильно допоможе всім, стало б впровадження державою Е-ТТН. Перенесення всієї цієї “паперової” роботи з товарно-транспортними накладними в електронний варіант “полегшить життя” багатьом співробітникам і компаніям.
Досвід використання електронної черги зерновими терміналами Одеси засвідчив, що механізм формування планів заїзду машин за культурами і постачальниками привів до прогнозованості завантаження. Це дало змогу керівництву більш раціонально, з урахуванням наявності персоналу, організувати робочі зміни і технологічні перерви в роботі. Наприклад, якщо з’ясовувалося, що на нічну зміну було мало заявок для повноцінної зміни, то чергу заздалегідь перебудовували, переносячи машини на інший час, а люди не виходили на роботу.
При використанні черги, після прибуття машини до воріт порту або терміналу, на мобільний телефон водія надходить штрих-код, який використовується для ідентифікації машини по всьому бізнес-процесу обробки вантажу. Водії перестали “бігати” до диспетчера і друкувати перепустки, прискорилося оброблення машин, зникла паперова тяганина.
Автоматизація роботи вагових (автоматизований контроль правильності постановки машини на ваги, її ідентифікація під час зчитування штрих-коду, фотофіксація процесу, автоматичне зважування та передавання даних одразу до облікової системи без ручного введення тощо) дала змогу розширити можливості одного ваговика. Він став обслуговувати одразу двоє ваг (брутто і тару) і одночасно контролювати роботу пробовідбірника, тому що зважування брутто і пробовідбірник були суміщені на одному робочому місці. Мало того, різко скоротився час навчання нового співробітника. Йому не потрібно було нічого вводити в комп’ютер вручну, зменшилося навантаження на працівника і, як наслідок, зменшилася плинність кадрів.
Співробітник на складі та тальман на причалі отримали мобільні додатки, за допомогою яких, знову ж таки, зчитували штрих-код у водія на смартфоні або перепустці та контролювали правильність місця вивантаження (склад або судно і трюм). Вони просто натискали кнопку на екрані смартфона, та нічого не вводили вручну в комп’ютер, не записували ні в журнал, ні в Excel або Google таблиці. Тобто для роботи комірника і тальмана можна було залучати співробітника без навичок роботи на комп’ютері та з електронними таблицями
Використання автоматизованих процесів дає змогу залучити до роботи інвалідів війни, зокрема й маломобільних. Вони можуть виконувати функції диспетчерів або працювати на комп’ютері іноді навіть дистанційно.
Ще один маленький штрих. Впровадження для керівних співробітників (директорів, заступників за напрямками, засновників) спеціального мобільного застосунку “Директор порту” дало їм змогу реально в оперативному режимі бачити роботу порту, виконання контрактів та іншу необхідну інформацію. При цьому не відволікати бухгалтерів та економістів від роботи проханнями надати їм “такий-то звіт”. Усе, що потрібно керівнику для контролю та ухвалення управлінського рішення є в мобільному застосунку.
Продумана і грамотно побудована система автоматизації не дасть змоги новачкові прийняти помилкове рішення на будь-якому етапі бізнес-процесу. У ній завжди спрацює “захист від дурня” і “людського фактора”.
Використання “хмарних” технологій і SaaS рішень дає можливість автоматизувати підприємство без залучення дефіцитних IT-фахівців, скоротивши водночас витрати на підтримку власної IT-інфраструктури.
SaaS – це метод роботи з потрібним програмним забезпеченням за передплатою. Фактично це оренда необхідних програм і “заліза” у розробників. Практично завжди це “хмарне” рішення, тобто таке, що знаходиться на серверах в інтернеті. Користувач отримує доступ до сервісу через браузер або через API і не має жодного “головного болю” з питань обслуговування своєї IT-інфраструктури, адже цією підтримкою цілком займається постачальник послуги. Спрощено кажучи, модель SaaS – це коли клієнт працює з готовим рішенням онлайн. Оплачує доступ і максимально швидко отримує на руки готовий інструмент.
З урахуванням нинішніх реалій “хмарні” сервери дають практично стовідсоткову впевненість, що Ваші дані та програми збережуться, незважаючи на вимкнення електрики, інтернету та інші екстремальні ситуації.
Що хочеться сказати наприкінці. Навіть після закінчення війни проблема з кадрами не вирішиться сама собою. Занадто багато країна втратила людей на війні, багато хто вже не повернеться з-за кордону знайшовши себе там. Саме тому вкладення сил і засобів в автоматизацію виробничих, облікових та управлінських процесів є довгостроковою інвестицією, яка однозначно окупиться в довгостроковій перспективі.
