Цифрова ера судноплавства: інтеграція Cloud Fleet Manager і BAS

Єдина цифрова екосистема для флоту та фінансів

Управління флотом сьогодні виходить далеко за межі рейсів і технічного обслуговування. Судновласники стикаються з новими викликами — потребою прозорості, відповідності міжнародній звітності та швидкості ухвалення рішень. Інтеграція Cloud FleetManager і BAS поєднує морські операції та фінансовий облік, створюючи єдиний простір — від рейсу до балансу. Це рішення відкриває нові можливості для українських і європейських компаній в умовах жорсткої конкуренції у судноплавній галузі.

Судноплавство й досі є основою світової економіки: понад 80% міжнародних вантажоперевезень здійснюється морським транспортом. Для України та Європи ця галузь особливо важлива, адже забезпечує не лише експорт та імпорт стратегічних товарів — зерна, металів, енергоносіїв і промислового обладнання, — але й підтримує стійкість логістичних ланцюгів в умовах геополітичної турбулентності. Все більшого значення набуває швидкість обробки інформації, прозорість процесів і відповідність міжнародним та екологічним нормам. Саме тому судноплавні компанії все частіше звертаються до цифрових рішень, які допомагають управляти флотом ефективніше, безпечніше та економічно вигідніше.

Однак традиційні підходи — робота в Excel, паперові документи та набір не пов’язаних між собою програм — вже не відповідають сучасним вимогам і не справляються зі зростанням обсягів даних.

Автоматизована система управління флотом

Сучасним судноплавним компаніям, фрахтувальникам і судновласникам для ефективного управління флотом потрібні спеціалізовані автоматизовані системи управління флотом (АСУ флотом). Такі системи об’єднують усі ключові процеси в єдиному цифровому просторі: від управління судами й планування рейсів до роботи з екіпажами, постачання, технічного обслуговування та фінансового обліку.

Подібні рішення корисні як для великих корпорацій, так і для середніх компаній, які прагнуть зробити операції більш прозорими, знизити витрати та спростити взаємодію з партнерами.

Особливо ефективними є хмарні системи, адже вони забезпечують доступ до даних у реальному часі з будь-якої точки світу. Такі рішення відрізняються високим рівнем автоматизації та легко інтегруються з міжнародними й локальними обліковими системами. Це не лише знижує операційні витрати, а й дає бізнесу стратегічну перевагу на глобальному ринку.

Проте, крім АСУ флотом, кожна компанія зобов’язана вести власний управлінський та бухгалтерський облік. А якщо використовуються дві різні системи, виникає потреба автоматизувати обмін даними між ними.

У цій статті розглянемо реальний проект інтеграції бухгалтерського й управлінського обліку з популярною європейською АСУ флотом «Cloud FleetManager» (CFM).

Що таке Cloud Fleet Manager?

Cloud Fleet Manager (CFM) — це хмарна система, розроблена німецькою компанією Hanseaticsoft (входить до Lloyd’s Register), яка об’єднує в одному просторі:

• управління судами та рейсами;
• роботу з екіпажем;
• закупівлі й постачання;
• технічне обслуговування;
• первинні дані для фінансового обліку та звітності.

Основні модулі CFM:

• Fleet Manager – зберігання даних по кожному судну (характеристики, сертифікати, ремонти, статус).
• Crew Manager – управління екіпажами: контракти, графіки, медогляди, сертифікація.
• Maintenance Manager – планове й позапланове техобслуговування, контроль ремонтів.
• Purchase Manager – закупівлі, постачання суден, контроль складів.
• Safety Manager – дотримання вимог ISM/ISPS, ведення чек-листів, звітів про інциденти.
• Charter & Voyage – управління рейсами та фрахтом, розрахунок витрат і доходів.
• Partner Portal – доступ для клієнтів і партнерів (вони можуть переглядати розклад, статус рейсів, звіти).
• Reporting & Analytics – готові звіти й дашборди для керівництва.

У чому переваги використання цієї системи:

1. Централізованість — все в одній системі, немає розрізнених файлів і баз.

2. Доступ з будь-якої точки світу через браузер чи застосунок.

3. Прозорість — співробітники на березі, екіпаж і партнери бачать актуальні дані.

4. Автоматизація — мінімум ручної роботи, швидкий обмін інформацією.

5. Відповідність міжнародним стандартам (IMO, ISM, ISPS, MLC).

6. Гнучкість — можна підключати лише потрібні модулі.

Інтеграція з фінансовими (бухгалтерськими та управлінськими) системами сімейства BAS

CFM не надає можливостей для управлінського й бухгалтерського обліку та бюджетування. Тому важливо інтегрувати її з системою фінансового обліку компанії.

Для цього потрібно:

• синхронізацію довідників (контрагенти, компанії холдингу, товари й послуги, валюти, одиниці вимірювання);
• інтеграцію інвойсів і замовлень (наприклад, на паливо чи запчастини);
• облік руху коштів (нарахування й виплата зарплати).

При інтеграції можна виділити три варіанти: мінімальний (дані збираються в режимі реального часу, а рахунки перевіряються в бухгалтерії), з перенесенням замовлень і перевіркою рахунків у бухгалтерській системі або ж з повною синхронізацією та контролем у CFM.

Для коректної роботи CFM і бухгалтерської (управлінської) системи, насамперед, необхідно налаштувати інтеграцію контрагентів, інакше ручне ведення списків в обох системах може викликати помилки. Спочатку визначається, яка система буде «ведучою». У ній створюються та оновлюються записи про контрагентів, а також основний ідентифікатор — зазвичай «ідентифікатор контрагента». Надалі всі дані синхронізуються через API. Якщо ведуча система CFM — бухгалтерія періодично отримує оновлення звідти, якщо ж бухгалтерія — то вона сама надсилає зміни в CFM.

CFM підтримує API-інтеграцію, що дозволяє:

• передавати фінансові дані по рейсам у BAS (доходи, витрати, портові збори, пальне);
• завантажувати закупівлі й постачання (заявки з CFM трансформуються у замовлення та накладні у продуктах BAS);
• синхронізувати дані екіпажу (контракти, зарплати, податки);
• враховувати ремонти та ТО (витрати й матеріали переходять у бухгалтерію);
• та багато іншого.

В Україні найбільш популярними системами бухгалтерського й управлінського обліку є продукти сімейства BAS.

У європейських компаній також присутні аналогічні продукти, при цьому, на відміну від українських аналогів, там, як правило, є:

• Багатомовний інтерфейс — системи доступні різними мовами, що полегшує використання у міжнародній діяльності. Причому кожне робоче місце в системі й кожен співробітник одночасно можуть працювати з інтерфейсом зручною для нього мовою.
• Вбудовані модулі для міжнародної торгівлі: облік у різних валютах, управління філіями в різних юрисдикціях, складами, підрозділами.

В одному з реалізованих у 2025 році проектів компанія «Арт Порт» розробила рішення для програмної інтеграції CFM і продуктів сімейства BAS.

Компанія-Замовник проєкту вже активно використовувала «Cloud FleetManager» для управління судами, екіпажами та постачанням, але зіткнулася з необхідністю пов’язати його з фінансовим обліком за міжнародними та локальними стандартами.

У межах реалізації цього проєкту потрібно було розробити інтеграцію двох систем, яка мала:

• автоматизувати обмін даними між CFM і BAS;
• забезпечити прозорість у калькуляції витрат і доходів рейсів;
• спростити підготовку фінансової та податкової звітності.

• 

Сам обмін із CFM у BAS виглядає як одна кнопка. Але під цією кнопкою якраз і «ховається» вся величезна робота, проведена для можливості обміну інформацією між двома системами.

• 

Завантаження інвойсів із CFM у BAS

Розглянемо, для прикладу, кілька сценаріїв інтеграції CFM із BAS:

1. Управління рейсами та фрахтом:

• У CFM: диспетчер планує рейс, система фіксує витрату пального, портові збори, дохід від фрахту.
• Обмін із BAS: дані автоматично вивантажуються у вигляді фінансових документів (доходи/витрати по рейсу).
• У BAS: формується фінансовий результат по рейсу, звіт для бухгалтерії та управлінського обліку.

2. Закупівлі та постачання:

• У CFM: екіпаж або офіс подають заявки на постачання судна (продукти, запчастини, обладнання).
• Обмін із BAS: заявка перетворюється у «Замовлення Постачальнику».
• У BAS: ведеться складський облік, оформлюються накладні, автоматично оновлюються залишки, виконуються й оформлюються всі супутні операції, формуються звіти.

• 

Банківські документи й інвойси постачальників

Закупівлі й продажі в бухгалтерській системі обраними мовами

3. Управління екіпажем:

• У CFM: зберігаються контракти моряків, графіки ротації, зарплати.
• Обмін із BAS: дані про зарплату та податки експортуються для розрахунку зарплати й формування звітності.
• У BAS: виконуються розрахунки зарплати, податків, зв’язок і обмін інформацією з українськими або європейськими банками (виписки, платежі тощо), формуються звіти для контролюючих органів.

Нарахування зарплат екіпажу

4. Технічне обслуговування та ремонти:

• У CFM: система фіксує планові й аварійні ремонти, витрати на обслуговування.
• Обмін із BAS: витрати вивантажуються в продукти BAS.
• У BAS: здійснюється розноска по бухгалтерських (управлінських) рахунках і списання матеріалів, формуються акти, закриваються витрати на ремонт чи обслуговування, ведеться облік активів.

5. Фінансова аналітика та звітність:

• У CFM: можна побудувати аналітику по рейсах, флоту, постачанню.
• У BAS: ці дані доповнюються локальною звітністю (ПДВ, податок на прибуток, бухгалтерський баланс тощо).
• Підсумок: керівництво отримує єдине фінансове вікно – міжнародна аналітика (CFM) + локальна звітність у продуктах BAS.

• 

Аналіз і звіти

Вигоди такої інтеграції:

• Єдиний інформаційний потік — дані вводяться один раз, автоматично потрапляють і в CFM, і в продукти BAS.
• Автоматизація бухгалтерії — витрати й доходи рейсів одразу відображаються в обліку.
• Скорочення помилок — мінімізація ручного введення та дублювання документів.
• Міжнародні стандарти + локальна звітність — CFM дає аналітику по флоту, а продукти BAS формують звітність для контролюючих і податкових органів.
• Підвищення прозорості для керівництва — єдине вікно з міжнародними й локальними показниками.

Кому це вигідно?

У Європі — судноплавним компаніям середнього й великого масштабу (5–200 суден), що працюють із міжнародними клієнтами й партнерами. Інтеграція CFM із локальними ERP дає повну відповідність вимогам ринку та регуляторів.

В Україні — судноплавним, експедиторським і логістичним компаніям, що працюють за правилами українського бухобліку й зобов’язані здавати звітність у місцеві контролюючі органи. Інтеграція CFM із BAS дозволяє таким компаніям працювати за світовими стандартами й одночасно дотримуватись українських правил обліку.

Що можна сказати в підсумку

Після впровадження цього проєкту компанія-замовник отримала такі вигоди:

• Створена єдина система від замовлення в CFM до обліку та звітності в BAS.
• Зменшення ручної праці, усунення помилок і «людського фактору».
• Повна синхронізація операцій і даних у CFM та BAS.
• Прискорення розрахунків і підготовки звітності за міжнародними (IFRS) і локальними правилами.
• Автоматизація взаємодії з банками.
• Готовність до масштабування.
• Прозорість для керівництва — єдине вікно з даними про флот і фінанси.

Розроблене рішення дозволяє:

• Забезпечити обмін інформацією між CFM і бухгалтерським та управлінським обліком у BAS.
• Контролювати рух і контроль грошових коштів, виділених на кожну статтю витрат для виконання рейсу.
• Здійснювати обмін інформацією з українськими та закордонними банками.

Cloud Fleet Manager — це не просто інструмент управління флотом, а повноцінна цифрова екосистема для судноплавного бізнесу.
Інтеграція з продуктами BAS перетворює CFM на універсальне рішення: міжнародні стандарти + локальна звітність.

І це не просто технічне рішення. Це стратегічний крок до цифрової зрілості компанії, відповідності міжнародним вимогам і підвищення конкурентоспроможності.

Рішення від «Арт Порт» перетворює складні процеси на прозорі потоки даних — від рейсу до балансу, від інвойсу до звіту.